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Events are a strategic part of content that helps the coordination of disasters and crises responses in-country. In order for events to be useful they must be of relevance to the humanitarian community and must provide all the necessary information.

Before creating a new event, make sure it is not already available on the site. To do so check the events calendar of your operation or the global events repository. This step is important to avoid creating duplicate content.

To create an event, log in on HR.info and navigate to your space, then follow these three steps:

Step 1: Click on “+” on top of the page and click on Event

Step 2 - Fill in the form

On each operation site, events can be filtered by “Coordination hubs”, “Location”, “Clusters/Sectors”, “Event Category”. Additionally on the global site, at https://www.humanitarianresponse.info/en/events, events can also be filtered by “Operation”, “Disaster”, and “Themes”. This is if you provide all the necessary information when publishing the event. Be accurate and fill in as many fields as possible.

  • Langue : Sélectionnez la langue de l'événement. Si non répertorié, choisissez Anglais et indiquez la langue dans le titre. Pour les langues, utilisez le code à deux chiffres que vous pouvez trouver ici.
  • Titre : Saisissez le titre de l'événement et indiquez son sujet, sa catégorie et, le cas échéant, le cluster et le centre de coordination. Les acronymes doivent être évités pour rendre le titre facilement compréhensible. Exemple: Objet de l'événement, Type d'événement, Cluster - Coordination Hub. D'autres exemples sont disponibles ici.
  • Catégorie d'événement : Sélectionnez la catégorie qui mieux décrit l'événement. La taxonomie complète est aussi disponible ici. Il est important d'appliquer les types d'événement de manière cohérente. En cas de doute, comparez avec les événements publiés précédemment.
  • Operation(s) / Espace(s) web :
  • Date : Indiquez la(les) date(s) de l'événement. Le fuseau horaire est automatiquement sélectionné en fonction de l'opération / de l'espace web dans lequel l'événement est publié. Pour la répétition d'événements, après avoir coché la case correspondante, vous pourrez sélectionner les options appropriées.
  • Cluster(s) / Secteur(s) : Sélectionnez le(s) cluster(s) / secteur(s) auquel l'événement fait référence. Si le cluster / secteur n'est pas disponible, demandez son ajout.
    Lorsque vous sélectionnez plusieurs clusters / secteurs, envisagez également de sélectionner "Coordination Inter-Clusters" dans le champ thème(s). Plus d'instructions ici.
  • Description de l'événement :
  • Organizations: Sélectionnez la (les) source(s) du document. Si l'organisation n'est pas disponible, demandez qu'elle soit ajoutée et sélectionnez «autre» entre-temps.
  • Bureau(x) de Coordination : Sélectionnez le(s) bureau(x) de coordination auxquel(s) l'événement fait référence (le cas échéant). Si non disponible, envoyez une demande à info@humanitarianresponse.info.
  • Agenda(s): Sélectionnez l'agenda de la réunion, qui doit avoir été publié en avant comme document sur HR.info. Seules les agendas ajoutées ou modifiées au cours des trois derniers mois sont répertoriées ici, la dernière modification étant répertoriée en premier. Si les agendas à ajouter sont plus anciennes que cela, enregistrez-les de nouveau pour les afficher ici.
  • Catastrophe(s) / Urgence : Sélectionnez le(s) catastrophe(s) ou urgences auxquels l'événement fait référence de façon substantielle.
  • Compte(s) rendu : Sélectionnez le compte rendu de la réunion, qui doit avoir été publié en avant comme document sur HR.info. Seules les comptes rendu ajoutées ou modifiées au cours des trois derniers mois sont répertoriées ici, la dernière modification étant répertoriée en premier. Si les comptes rendu à ajouter sont plus anciennes que cela, enregistrez-les de nouveau pour les afficher ici.
  • Contact(s): Pour apparaître dans la liste, la personne doit avoir un profil HumanitarianID. Assurez-vous de taper le nom complet. Ajoutez jusqu'à 2 contacts à l'aide du bouton "Ajouter un autre élément". Pour en ajouter plus, enregistrez le formulaire en tant que brouillon puis modifiez-le.
  • Contenu lié : Ajoutez un titre (128 caractères maximum) et l'URL du contenu lié à l'événement que vous publiez. Ajoutez jusqu'à 4 éléments en utilisant le bouton " Ajouter un autre élément ". Pour en ajouter davantage, enregistrez le formulaire comme brouillon, puis modifiez-le.
  • Lieu : Sélectionnez le (s) pays (ou lieux plus spécifiques) liés à l'événement. Ajoutez jusqu'à 4 emplacements à l'aide du bouton "Ajouter un autre élément". Pour en ajouter davantage, enregistrez le formulaire en tant que brouillon, puis modifiez-le.
  • Thème(s) : Sélectionnez tous les thèmes pertinents. Choisissez uniquement les thèmes auxquels l'événement fait référence de façon substantielle. La taxonomie complète est aussi disponible ici.

We strongly advise to take advantage of the Event description field in order to give more information to the site visitor as well as specifying a Venue and adding Contact(s) (people that the site visitor can reach out to for questions on the event).

Step 3 - Save and publish the event

Note: If you are a contributor, you will only be able to save the event as draft. An editor (and/or manager) of your space will then need to publish it.

To read more about this, see our complete “Editorial Guidelines”.

For any editorial question you may have do not hesitate to contact us at info@humanitarianresponse.info