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Events are a strategic part of content that helps the coordination of disasters and crises responses in-country. In order for events to be useful they must be of relevance to the humanitarian community and must provide all the necessary information.

Before creating a new event, make sure it is not already available on the site. To do so check the events calendar of your operation or the global events repository. This step is important to avoid creating duplicate content.

To create an event, log in on HR.info and navigate to your space, then follow these three steps:

Step 1: Click on “+” on top of the page and click on Event

Step 2 - Fill in the form

On each operation site, events can be filtered by “Coordination hubs”, “Location”, “Clusters/Sectors”, “Event Category”. Additionally on the global site, at https://www.humanitarianresponse.info/en/events, events can also be filtered by “Operation”, “Disaster”, and “Themes”. This is if you provide all the necessary information when publishing the event. Be accurate and fill in as many fields as possible.

  • Idioma: Seleccione el idioma del evennto. Si no aparece en la lista, elegir inglés e indicar el idioma en el título. Para los idiomas use el código de dos dígitos que puede encontrar aquí.
  • Título: Ingrese el título del evento e indique su tema, categoría y, en su caso, el clúster y el centro de coordinación. Deben evitarse los acrónimos para que el título sea fácilmente comprensible. Ejemplo: Asunto del evento, Tipo de evento, Clúster - Centro de coordinación. Otros ejemplos están disponibles aquí.
  • Categoría de evento: Seleccione la categoria que mejor describa el evento. La taxonomía completa también está disponible aquí. Es importante aplicar los tipos de eventos de manera coherente. Si no está seguro, compare con eventos publicados previamente.
  • Operacione(s) / Espacio(s) web:
  • Fecha: Indique la(s) fecha(s) del evento. La zona horaria se selecciona automáticamente en función de la operación / de l'espacio web en el que se publica el evento. Para repetir eventos, después de marcar la casilla de verificación relacionada, podrá seleccionar las opciones apropiadas.
  • Cluster(s) / Sector(es): Seleccione el (los) cluster (s) / sector (es) al que hace referencia el evento. Si el clúster / sector no está disponible, solicite que se agregue.
    Al seleccionar varios grupos / sectores, considere también seleccionar " Coordinación inter-clústers " en el campo Tema (s). Más instrucciones aquí.
  • Descripción del evento:
  • Organización(es): Seleccione la(s) fuente(s) del documento. Si la organización no está disponible, solicite que se agregue y seleccione "otro" mientras tanto.
  • Centro(s) de coordinación: Seleccione el (los) centro(s) de coordinación a que se refiere el el evento (si corresponde). Si no está disponible, envíe una solicitud a info@humanitarianresponse.info.
  • Agenda(s): Seleccione l'agenda de la reunión, qué debe haberse cargado previamente en HR.info como documento. Aquí solo se enumeran las agendas agregadas o editadas en los últimos tres meses, y las últimas editadas se enumeran primero. Si las agendas que se agregarán son anteriores, vuelva a guardar las agendas para que aparezcan aquí.
  • Desastre(s) / Emergencia: Seleccione el(los) desastre(s). Elija solo el(los) desastre(s) y emergencia(s) a los que se refiere sustancialmente el evento.
  • Acta(s) de la reunion: Seleccione l'acta de la reunión, qué debe haberse cargado previamente en HR.info como documento. Aquí solo se enumeran las actas de reunión agregadas o editadas en los últimos tres meses, y las últimas editadas se enumeran primero. Si las actas de reunión que se agregarán son anteriores, vuelva a guardar las actas para que aparezcan aquí.
  • Contacto(s): Para mostrar en la lista, la persona debe tener un perfil en HumanitarianID. Asegúrese de escribir el nombre completo. Agregue hasta 2 contactos con el botón "Agregar otro elemento". Para agregar más, guarde el formulario como borrador y luego edítelo.
  • Contenido relacionado: Agregue título (máximo 128 caracteres) y URL del contenido relacionado con el evento que está publicando. Agregue hasta 4 elementos usando el botón "Agregar otro elemento". Para agregar más, guarde el formulario como borrador y luego edítelo.
  • Ubicación(es) Seleccione el(los) país(es) (o ubicaciones más específicas) relacionados con el evento. Agregue hasta 4 ubicaciones con el botón "Agregar otro elemento". Para agregar más, guarde el formulario como borrador y luego edítelo.
  • Tema(s): Seleccione todos los temas relevantes. Elija solo los temas a los que el evento hace referencia sustancial. La taxonomía completa también está disponible aquí.

We strongly advise to take advantage of the Event description field in order to give more information to the site visitor as well as specifying a Venue and adding Contact(s) (people that the site visitor can reach out to for questions on the event).

Step 3 - Save and publish the event

Note: If you are a contributor, you will only be able to save the event as draft. An editor (and/or manager) of your space will then need to publish it.

To read more about this, see our complete “Editorial Guidelines”.

For any editorial question you may have do not hesitate to contact us at info@humanitarianresponse.info